A reunião teve início às 09h24, com a Sra. Daniele contextualizando que, após a aprovação do documento oficial no dia 30 de outubro de 2023, algumas alterações foram solicitadas e, quando a equipe técnica foi adaptar essas alterações para o cronograma percebeu que seria necessário aumentar o prazo de aprovação do produto final. Paralelo a isso, aconteceu uma reunião com representantes da Prefeitura Municipal de Rio das Ostras, e dessa reunião saíram modificações úteis e importantes para o documento. Diante disso, foram apresentadas as principais alterações para ciência de todos.

Em seguida, a Sra. Daniele apresentou o cronograma de execução e informou que ampliou alguns prazos. Questionou se na criação da comissão de acompanhamento o período seria estendido para 4 (quatro) meses ou se 3 (três) meses seria um prazo razoável. Ressaltou que, ao aumentar o prazo, seria necessário jogar todo o cronograma 1 (um) mês para frente. Explicou que a comissão seria criada por meio de uma resolução e que essa resolução teria que passar pela CTIL. Além disso, destacou que a participação da comissão de acompanhamento dependeria da nomeação de representantes pela Prefeitura Municipal de Rio das Ostras. Solicitou, então, que fosse discutido como o Comitê solicitaria a participação da Prefeitura.

A Sra. Juliana sugeriu oficializar via comitê, solicitando que a prefeitura nomeasse no diário oficial os representantes de cada secretaria para contribuir com a elaboração do plano. Informou que encaminharia para Sra. Daniele o PDF da portaria utilizada na tentativa anterior de elaboração do plano.

O Sr. Jolnnye sugeriu um prazo de 2 a 3 meses para a criação da comissão de acompanhamento, com a possibilidade de convocar uma reunião extraordinária, se necessário. A Sra. Juliana concordou que 3 meses eram suficientes e ninguém se manifestou contrário. Assim, ficou decidido manter o prazo de 3 meses para a criação da comissão de acompanhamento.

O Sr. Jolnnye sugeriu que no ofício enviado à prefeitura fosse incluído o direcionamento para as secretarias relacionadas ao Plano Municipal de Saneamento Básico. Foram sugeridas as secretarias de obras, saúde, meio ambiente, SEGEP (gestão publica), além da defesa civil e do SAAE. O Sr. Jolnnye informou que iria verificar as secretarias e depois enviaria para Sra. Daniele.

A Sra. Daniele comunicou que estendeu o prazo de aprovação de cada produto, levando em consideração a logística de participação do CBH. Explicou que a participação do CBH seria sempre depois da primeira entrega dos documentos e a primeira passagem dos fiscais. Destacou que seria para ciência do documento e sugestões, ressaltando que a aprovação caberia aos fiscais do contrato.

A Sra. Daniele informou que foi acatado o pedido da última reunião, referente à entrega em tomos, integrando a caracterização socioeconômica, diagnósticos, prognósticos, ações e programas, ações de contingência e indicadores, tudo relacionado a cada eixo em um único documento. Comunicou, também, que vinculou o pagamento de todos os tomos ao final, após a aprovação, devido à preocupação de abandono do projeto pela empresa contratada e para facilitar o processo de pagamento e fiscalização.

A Sra. Daniele esclareceu que, considerando a participação do Comitê, não seria viável cumprir o prazo inicial de 18 meses. Portanto, o prazo de execução foi estendido para 24 meses.

Em relação à entrega dos produtos, a Sra. Luciana questionou o prazo de entrega diferente dos produtos, sugerindo um prazo maior e que fossem entregues todos juntos, diagnóstico dos 5 eixos, bem como o prognósticos dos 5 eixos. A Sra. Daniele informou que essa discussão já tinha sido debatida na ultima reunião. A Sra. Fernanda ressaltou a limitação de análise dos produtos e a existência de outros contratos em execução, expressou preocupação com a possibilidade de gerar um gargalo na execução do contrato, considerando que o cronograma foi pensado de forma viável para conseguir cumprir o que foi previsto.

No cronograma, na etapa do diagnóstico, o Sr. Jolnnye sugeriu que os retângulos fossem preenchidos a partir do terceiro mês, uma vez que a elaboração começaria nesse período. Recomendou ainda que fosse assinalado “P” no retângulo, correspondente ao período de entrega do produto.

O Sr. Jolnnye expressou preocupação em relação ao tempo excessivo, de 13 meses previstos para o diagnóstico. Sugeriu encurtar esse prazo, por mais que leve 3 meses para avaliar o diagnóstico. Esclareceu que quem decidia o prazo de avaliação era o CILSJ, dentro do edital. A Sra. Daniele explicou que o motivo do espaçamento, além da limitação do CILSJ era a gestão participativa do Comitê e as considerações das reuniões temáticas, dos eventos setoriais.

A Sra. Juliana sugeriu uma votação para decidir se a entrega dos produtos seria mantida de forma separada ou se seria alterada para uma entrega conjunta. Os votos foram os seguintes: o Sr. Otávio, a Sra. Virginia e a Sra. Andressa votaram pela entrega separada, enquanto a Sra. Luciana votou pela entrega conjunta. A Sra. Juliana se absteve da votação.

A Sra. Daniele sugeriu incluir no escopo técnico a exigência de que a empresa contratada apresentasse, no Plano de Trabalho, como critério de aceitação, a metodologia a ser utilizada para garantir a integração na elaboração do diagnóstico e prognóstico. A Sra. Luciana comentou que essa condição precisaria estar bem descrita no Termo de Referência (TR).

A Sra. Juliana mencionou que o pagamento pelo diagnóstico só seria efetuado após a finalização e aprovação do mesmo, considerando isso como uma forma de garantia da integração na elaboração. Sendo assim, foi decidido manter a entrega separada, considerando a ressalva da Sra. Luciana quanto à necessidade de integração do diagnóstico e prognóstico.

A Sra. Daniele apresentou o cronograma físico financeiro e informou que os pagamentos estavam centralizados em 8 parcelas ao longo de 2 anos.

A Sra. Daniele alterou o cronograma de execução. Na etapa dos diagnósticos, preencheu os retângulos a partir do terceiro mês e na etapa de prognóstico preencheu os retângulos a partir do decimo mês. Além disso, colocou “P” no mês de entrega dos produtos, conforme sugerido anteriormente.

A Sra. Daniele comentou que, conforme solicitado na reunião com representantes da Prefeitura de Rio das Ostras, os itens “mecanismo de controle e indicadores de desempenho das ações e programas” e “plano de ações de emergência e contingencia” foram remanejados para a meta do prognóstico. E na meta 5, mantiveram-se as “fontes de financiamento” e “articulação do arranjo institucional legal” e foi incluído o “documento final consolidado”, conforme solicitado na reunião do dia 30 de outubro de 2023.

A Sra. Daniele comentou as atualizações que foram feitas no escopo técnico. Informou que o quadro de Metas e Atividades precisava ser atualizado de acordo com os prazos do cronograma de execução.

Na estratégia de criação da comissão de acompanhamento, foi sugerido passar no GT Saneamento, CTIL e Plenária. E na criação da resolução foi decido seguir o rito GT Saneamento, CTIL, CTIG e Plenária. A Sra. Virginia sugeriu uma reunião conjunta CTIL e CTIG.

O Sr. Jolnnye questionou se a sociedade civil participaria da comissão de acompanhamento. A Sra. Daniele respondeu que estava prevista a participação. O Sr. Jolnnye ressaltou que a comissão teria que ser multidisciplinar, com representantes do poder público, sociedade civil e usuários.

A Sra. Daniele comentou que a prefeitura de Rio das Ostras sugeriu que o questionário utilizado para os dados primários deveria ser previamente aprovado pela fiscalização. Questionou onde entraria essa questão de aprovação prévia pela fiscalização. Em resposta, a Sra. Luciana sugeriu colocar na Estratégia de Mobilização e que a empresa informasse a metodologia utilizada para a coleta das informações. A Sra. Daniele sugeriu que a empresa enviasse uma prévia do questionário no Plano de Trabalho, e que não seria um produto e sim em forma de critério de aprovação. Informou que iria avaliar internamente como poderia adicionar essa solicitação.

Sobre resíduos sólidos, a Sra. Daniele informou que incluiu o ICMS Ecológico, conforme solicitado pela Prefeitura de Rio das Ostras, No entanto, esclareceu que não seria elaborado um Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos. A Sra. Luciana explicou que não seria necessário elaborar um plano de resíduos separadamente, pois, a própria legislação prevê que o plano municipal de gestão integrada de resíduos sólidos pode estar inserido no plano de saneamento básico desde que o Plano de Saneamento básico atenda os requisitos mínimos estabelecidos pela legislação da Politica Nacional de Resíduos Sólidos.

Para o diagnóstico, em relação ao questionário, a Sra. Virginia sugeriu que, além de sua inclusão no Plano de Trabalho, este deve ser complementado com observações in loco e outras estratégias.

O Sr. Jolnnye ressaltou a importância de o edital e o escopo técnico abordarem o conteúdo mínimo estabelecido pela Politica Nacional de Resíduos Sólidos, a fim de garantir o cumprimento obrigatório por parte da empresa. Além disso, enfatizou que o conteúdo mínimo do plano de saneamento básico, e principalmente o do plano de resíduos sólidos, devem ser publicados, inseridos no relatório final consolidado. Explicou que é importante a publicação pois, se ficar no tomo, não consegue pontuar no ICMS ecológico.

A Sra. Daniele trouxe a solicitação do Sr. Jolnnye de incluir 2 reuniões de consolidação para discussão, uma para o diagnóstico e outra para o prognóstico. Explicou que seria após a elaboração do documento, visando à avaliação e contribuições. Ressaltou que essas reuniões deveriam ser realizadas antes da reunião do CBH e antes do envio para a fiscalização. A Sra.Juliana sugeriu que essas reuniões fossem realizadas de forma online e divulgadas para a população no site que será criado. Expôs a preocupação de colocar muita reunião e a população não aderir.

A Sra. Virginia considerou interessante essa reunião ao final do diagnóstico e do prognóstico. No entanto, questionou se as pessoas teriam essa disponibilidade para participar de uma reunião com duração de dia inteiro. Em resposta, o Sr. Jolnnye respondeu que precisaria de uma estratégia de mobilização para ter a maior participação possível e que no Plano de Trabalho a empresa deveria deixar claro como ocorrerá o processo de mobilização.

A Sra. Daniele questionou como seriam os critérios de aceitação. O Sr. Jolnnye sugeriu colocar reunião de 8 horas com todos os custos da empresa, como, coffee break, café da manhã, café da tarde, almoço e custos com locação do espaço. A Sra. Juliana propôs uma votação para decidir se seria realizada a reunião de fechamento do diagnóstico e prognóstico. A Sra. Luciana, o Sr. Otavio e a Sra. Juliana votaram a favor e ninguém se manifestou contra. A Sra. Daniele informou que iria avaliar a possibilidade, colocar no escopo técnico e levar para aprovação na plenária.

A Sra. Virgínia sugeriu a criação de um caderno com as informações apresentadas de forma visualmente objetiva e atraente, com imagens e quadros, conforme feito na última consultado PRH RH-VIII. A Sra. Daniele informou que iria avaliar a abordagem do caderno e que iria incorporar a metodologia. A Sra. Virginia sugeriu substituir no texto a palavra “prender” por vincular” e propôs que o material fosse disponibilizado online antes das reuniões de fechamento do diagnóstico e do prognóstico.

A Sra. Daniele informou que não apresentou o Escopo Técnico com as alterações, pois não teve tempo de incorporar todas as alterações.

Nada mais a tratar, a Sra. Juliana agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião às 12h14.